Kata kunci: Library service excellent, Konsep knowledge management, Undang-undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan.
Pendahuluan
Berdasarkan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan, Perpustakaan perguruan tinggi termasuk dalam perpustakaan khusus, yang peruntukannya secara terbatas bagi pemustaka di lingkungan Lembaga Pendidikan tersebut. Setiap perpustakaan perguruan tinggi menyelenggarakan perpustakaan yang memenuhi standar nasional perpustakaan dengan memperhatikan standar nasional Pendidikan.
Standar nasional perpustakaan terdiri atas: standar koleksi perpustakaan, standar sarana dan prasarana, standar pelayanan, standar tenaga perpustakaan, standar penyelenggaran, dan standar pengelolaan. Standar ini menetapkan dasar pengelolaan Perpustakaan perguruan tinggi yang mampu memfasilitasi proses pembelajaran Tridharma Perguruan Tinggi (Pendidikan, Penelitian dan Pengabdian kepada masyarakat) dan berkontribusi pada meningkatnya kualitas iklim akademik.
Layanan Paripurna
Pustakawan di perguruan tinggi dituntut memenuhi standar tersebut. Bahkan diminta lebih, dikarenakan standar itu dibuat tujuh tahun yang lalu, saat ini pustakawan harus bisa bertransformasi sejalan dengan meledaknya inovasi teknologi. Agar bisa mengejar tuntutan atau standar di dunia kepustakawanan, perpustakaan mau tidak mau menerapkan internet of thing, dari yang paling sederhana seperti database online, manajemen pengelolaan perpustakaan online, sampai dengan yang rumit, seperti menghadirkan resepsionis hologram yang sanggup menjawab pertanyaan-pertanyaan yang sering ditanyakan (FAQ).
Membaiknya hubungan antar/lintas perpustakaan juga menjadikan hal-hal teknis seperti entry buku atau klasifikasi tidak lagi menjadi yang utama. Kekuatan koleksi, yang dulu dibanggakan sekarang bukan menjadi patokan bagus tidaknya perpustakaan. Semua kendala klasik seperti tidak adanya sumber pendanaan terjawab dengan makin terbukanya sumber-sumber informasi yang bisa diakses online dan bisa dilanggan bersama. Kolaborasi dan berjejaring menjadi suatu keharusan. Meskipun demikian, terkadang perpustakaan ingin menonjolkan perpustakaannya adalah yang terbaik. Hal ini wajar, karena dengan begitu, pustakawan akan terpacu untuk memberikan layanan paripurna ke pemustakanya (service of excellent).
Bagaimana pelayanan paripurna dimaknai oleh pemustaka? Mungkin nilai-nilai yang diterapkan di Perpustakaan Illinois ini bisa diduplikasi. Mereka menyusun suatu panduan standar yang bila disingkat menjadi GREAT (Greet all customers and make them feel welcomed, Respect cultural and other personal differences, Evaluate and clarify customer’s expectations, Address and respon to customer’s needs, Thank and verify that need have been met). Sepertinya konsep ini familiar dengan kultur di Indonesia, kita terbiasa melakukan dengan tulus. Tapi ada baiknya konsep GREAT ini dikomunikasikan dan dijadikan standar dalam melayani pemustaka kita. Bukan semata-mata untuk penilaian atau akreditasi, melainkan untuk tujuan yang lebih besar berkaitan dengan tujuan berdirinya Perpustakaan Perguruan Tinggi.
Masih banyak hal yang bisa dilakukan untuk meningkatkan service of excellent. Aktivitas sederhana seperti menambahkan boks “Talk to Us’ di sudut-sudut perpustakaan atau di homepage katalog perpustakaan bisa dilakukan segera. Layanan yang bersifat frequently asked question pun bisa dilakukan 24 jam dalam seminggu, dengan menggunakan fasilitas chat bot; pengembalian buku juga dimungkinan dengan adanya drop box yang terkoneksi dengan sistem sirkulasi perpustakaan, tanpa mesti bertemu dengan petugas sirkulasi. Semua dimungkinkan dengan adanya koneksi internet yang cepat.
Satu hal yang perlu diingat, kesempurnaan pelayanan di dalam organisasi dapat diraih dengan adanya suntikan energi pada para staf dan review berkelanjutan dari aktitas yang telah dilakukan baik yang berhasil atau tidak. Jika aktivitas atau inovasi ini tidak berhasil guna, jangan segan untuk mengganti. Memeroleh predikat pelayanan yang memuaskan dari pemustaka juga membutuhkan perubahan kultur dalam organisasi yang didorong dari dalam melalui pelibatan setiap staf.
Penutup
Di era Internet of Thing pustakawan dituntut untuk bisa mengoperasikan semua perangkat di perpustakaan. Semua aktivitas dan layanan dilakukan secara tersistem. Di satu sisi sangat memudahkan semua stakeholder. Pemustaka dapat mendapat literatur yang dicarinya dari tempat tinggalnya melalui buku elektronik, jurnal atau database yang dilanggan oleh perpustakaan di mana dia menjadi anggotanya. Inter-library loan atau Kerjasama antar perpustakaan perguruan tinggi pun akan mudah berjalan, tanpa kuatir buku koleksi akan hilang karena fisiknya sudah bisa diduplikasi dan dibaca bersamaan. Walau masih ada ganjalan soal hak cipta, tapi hal ini seharusnya bisa dijadikan terobosan layanan, atau ada campur tangan pemerintah, khususnya Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan.
Tidak ada kekuatiran perpustakaan atau pustakawan tertinggal, selama setiap pihak yang terlibat dalam proyek Mencerdaskan Kehidupan Bangsa ini mau berusaha lebih keras mengatasi kesenjangan pengetahuan. Pengetahuan bisa diperoleh melalui berbagai aktivitas seperti berjejaring, pelatihan dan lokakarya. Selain mendapatkan pengetahuan, kegiatan tersebut juga bisa mengubah perilaku pustakawan, sehingga dia bisa memberikan nilai lebih ke perpustakaan dan pemustakanya.
Daftar Pustaka
Knowledge Management in Education in Indonesia: An Overview By Nikolaus Salo, M. Ed, https://globaljournals.org/GJHSS_Volume11/4_Knowledge_Management_in_Education_in_Indonesia_An.pdf, diakses pada 26 Juli 2021
Standar Nasional Perpustakaan Perguruan Tinggi, Perpustakaan Nasional RI, 2013. https://opac.perpusnas.go.id/uploaded_files/dokumen_isi3/Sumber%20Elektronik/STANDAR%20NASIONAL%20PERPUSTAKAAN%20PERGURUAN%20TINGGI_001.pdf diakses pada 26 Juli 2021
https://www.library.illinois.edu/staff/administration/services/great/. Diakses pada 26 Juli 2021
—
Triana Dyah
Pustakawan di STHI Jentera/PSHK
29 Juli 2021
sumber gambar ilustrasi: https://www.itb.ac.id/berita/detail/57502/knowledge-management-sebagai-upaya-peningkatan-kualitas-smart-city
